¡El Crujir del Dinero!

Principios para el manejo de flujo de dinero

Cuando hablo con otros gerentes de agencias sin fines de lucro acerca de los problemas financieros, escucho cosas como, “Sudo casi cada viernes de pago,” o “parece ser que el dinero sale más rápido de la organización que de lo  llega,” y me hace pensar, puede que tengan problemas de dinero. Si esto le suena como su organización o iglesia, puede que tenga problemas de dinero.

Tres pasos para un Manejo efectivo de dinero
El manejo de dinero es el proceso de predecir, tener record y controlar el ingreso y egreso de dinero de la organización sobre un periodo de tiempo. La definición marca los tres pasos para un Manejo efectivo de dinero.

Predecir es simplemente poner un presupuesto de efectivo lo cual refleja sus metas. Record es importante para saber si es necesario el ajuste. Debe de tener un record de su desarrollo durante el periodo. Controlar el flujo de dinero a través de un manejo activo  es como puede influenciar el flujo de dinero. Esto es usualmente lo más difícil pero el paso más importante al poder dirigir el manejo de dinero.

Predecir el flujo de dinero

Para poder manejar efectivamente el dinero, hágase una meta en la organización. Un presupuesto de flujo de dinero es un elemento esencial en este proceso.

Predecir la entrada de dinero. Una de las partes de mayor reto es poner un presupuesto de flujo de dinero es el predecir cuanto dinero entrará. Por su dificultad, es el mejor lugar para comenzar. Escriba todos los recursos de ingreso y evalué cada uno de ellos para determinar cuando es que se colectan. Utilizando datos históricos, marcas industriales o programas de cambio, calcule incrementos posibles o disminución en el flojo de efectivo.

El uso de datos históricos. Los datos históricos son de gran ayuda para predecir las necesidades de efectivo para artículos como enseres, viajes y entretenimiento, correos y servicios profesionales. Estos son gastos en los que se incurre frecuentemente, pero no consistentemente. Los datos históricos también son esenciales para ayudar predecir las “altas y bajas” en la entrada de efectivo. Es mejor tomar nota de su presupuesto de flujo de efectivo con los mayores recursos de datos posibles.

Planee para grandes eventos. Organizaciones e iglesias pueden tener “grandes eventos” impactando tanto el ingreso como el egreso. Usualmente estos eventos son fácilmente predecibles. Si está planeando un evento de golf, incluya este incremento como ingreso, así como el dinero recaudado de salida, en su presupuesto de dinero. Asegúrese de planear dinero extra para necesidades de gastos, bonos, etc., e incluya todo el uso de dinero predecible.

Concilie con el presupuesto. Si su organización ya produce un presupuesto de operación, utilice este documento como guía para el presupuesto de flujo de efectivo. Concilie con su presupuesto existente esto ayudará para proyectar la cantidad de dinero necesario para los salarios, beneficios, utilidades, seguros, pagos de deudas y otros gastos de operación. Si utiliza el método acumulativo de contabilidad, ajuste las líneas de artículos tales como cuentas recibibles y contribuciones acumuladas de vuelta al método de efectivo.

Record de flujo de dinero

El segundo paso en el manejo del flujo de dinero es el de desarrollar un sistema para el record de uso actual de dinero. Las metas y los presupuestos son importantes, pero sin un reporte regular en como está el desarrollo actual si no se alinea con lo proyectado, no serán efectivos.

Hágalo sencillo. La estructura de reporte para el record de efectivo no debe de ser de gran detalle. El reporte necesita ser sencillo para producir y también para ser leído. Hacer estos reportes, considere agrupar la línea de artículos de gastos. Por ejemplo, en lugar de enlistar el efectivo utilizado para los salarios impuestos de nomina, seguros médicos y otros beneficios individuales, agrúpelos como salarios/beneficios. Una manera sencilla de producir este reporte es de unirlos junto con su estado de cuenta del banco. Si solo utiliza una cuenta de operación, los créditos y débitos en esta cuenta son sus ingresos y egresos para el mes. Desarrolle un método que es fácil para producir y que puede ser leído e implementado efectivamente.

Reporte a tiempo. Los presupuestos de flujo de efectivo cubren típicamente un periodo corto de tiempo, de seis a doce meses, el tiempo del instrumento de reporte es muy importante. Usted como gerente financiero quiere estos reportes publicados lo más pronto posible para el ajuste de gastos (o el esfuerzo para incrementar el ingreso de efectivo) que tiene que ser hecho, utilizando esta información. Un retardo en reportar podría limitar sus opciones para las modificaciones futuras.

Involucre a otros. El éxito en manejar el flujo de dinero será incrementado si puede involucrar personas claves. Es importante que las personas que tienen autoridad de compra entiendan el flujo de efectivo y que reciban reportes regularmente en su desempeño. El gerente ejecutivo del equipo y la mesa directiva (o pastor principal y ancianos/diáconos) necesitan ser informados del uso de flujo de efectivo mensualmente.

Controlando el flujo de efectivo

No es suficiente el poder predecir y mantener un record del efectivo. El paso más importante en este proceso es el controlar le flujo de dinero. A continuación están algunas técnicas para manejar el efectivo de ingreso como de egreso de su organización.

Ingreso
Deposite el dinero apropiadamente. Las organizaciones necesitan poder establecer un proceso que muestre como manejar el ingreso de dinero. Si su organización recibe cheques, tarjetas de crédito o pagos en efectivo diariamente, entonces tendrá que hacer depósitos diarios. Si usted es una iglesia, entonces su política estará alrededor de hacer depósitos semanales. Haga una política basada en sus necesidades. Una vez establecida, evalúela periódicamente para su efectividad.

Establezca un proceso de colección. La mayoría de nosotros que trabajamos en ministerios cristianos no hemos considerado la necesidad por un sistema efectivo de colección. Pero las caridades también necesitan un pago a tiempo por los servicios provistos. No es agradable implantar un sistema, pero será peor tener a su organización que salga de circulación porque no ha colectado el dinero que se debía.

Cree un sistema mensual de contribución. Si su organización está enteramente confiando en donaciones, considere crear un programa mensual de contribuciones. Teniendo a los donantes a que firmen un papel para estos programas, así podrá más fácilmente conciliar el tiempo de estos donaciones con los gastos que incurra.

Descuentos para pagos temprano. Algunas veces recibir menos dinero antes es más importante que recibir la cantidad completa por la que se cobró. Esto se lleva a cabo dándole a sus clientes descuentos por pagar antes o prepagos. Si toma ventajas de estos descuentos, usted usa el dinero rápidamente. Si no lo hace, usted obtiene su margen completo de ganancia. Usted “gana” en ambas situaciones, y su cliente tiene opciones.

Desarrolle actividades a tiempo. Un método final a considerar es mirar al tiempo de sus grandes recaudaciones de fondos. Si está llevando a cabo grandes eventos o tiene ofrendas especiales, es buena idea planear estos procedimientos alrededor del tiempo que está pronosticando un espacio entre ingresos.

Egresos
Pida facturas. Muchas veces cuando está realizando compras, especialmente grandes, tiene opciones de tipos de pagos. Escoger que sea facturado o cobrado puede efectivamente detener la transferencia de fondos.

Considere adeudar sus compras. Definitivamente el adeudo es una “palabrota” en la industria sin fines de lucro, y debe de ser cuidadosamente planeada y considerada. Sin embargo, cuando su organización está haciendo unas compras muy grandes, llámese propiedades, vehículos y otros artículos, el adeudo debe de ser una opción para prevenir el egreso grande de efectivo.

Controle el gasto de operación. La mejor manera de controlar los egresos de efectivo  es evitar los gastos en primer lugar. En un esfuerzo por controlar su efectivo, comience mirando sus gastos actuales. Ajustar sus hábitos de gasto va más allá en controlar sus egresos de efectivo.

El manejo de efectivo no tiene que ser un proyecto complicado de consumo de tiempo. Si piensa que tendrá problemas de flujo de efectivo, comience a arreglarlo ahora mismo al poner a funcionar este sencillo sistema de manejo de dinero.

Michael W. Lowstetter es director de finanzas para Shepherds Ministries y SERVE Enterprise, Union Grove, Wis. Shepherds Ministries (www.shepherdsministries.org) y SERVE (www.serveonline.org) provee servicios residenciales y vocacionales a personas con incapacidades cognitivas. Puede comunicarse vía correo electrónico a mlowstetter@shepherdsministries.org

Derecho de Autor 2008 Engstrom Institute www.engstrominstitute.com. Reimprimido con el permiso de Michael Lowstetter.