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Jetro tenía Razón Por Rev. Patrick L. Clements Después de muchos años de administración y experiencia ministerial y años de leer libros sobre administración que pude encontrar, he encontrado seis técnicas de administración que todos los administradores de éxito utilizaron. Curiosamente, he encontrado que los mismos principios se aplican en la vida familiar. Por años he discutido estas técnicas muchas veces con amigos que son consultores administrativos. Me determine a encontrar perspectivas históricas para estas técnicas y conceptos. Finalmente tome Éxodo 18.13-22 y lo referí a mis amigos consultores. El resultado fue emocionante. Mi contacto dijo “Jetro Tenía Razón,” además, fue el primer consultante administrativo mundial y sus principios son llevados en todas las teorías modernas de administración de hoy en día. He leído varios libros de texto sobre el asunto de organización y administración, y soy un lector regular de Harvard Business Review y de varios periódicos de negocios, pero no creo haber leído declaraciones tan claras lo que conlleva la administración con lo que se mira en 18vo capitulo de Éxodo. Por lo tanto, voy a utilizar las marcas de este pasaje Bíblico tan interesante como el marco para mis afirmaciones acerca de las Reglas de Administración. 1. “No está bien lo que estas haciendo. Pues te cansas tú y se cansa la gente”Lo que este pionero de la administración estaba diciendo es que no puedes hacer funcionar un negocio, o una nación, o una iglesia, y que todo mundo se reporte con el presidente, o el pastor. Líderes de negocios y líderes de iglesias seguido se olvidan o ignoran este factor sencillo. Estoy maravillado de la cantidad de líderes quien, como Moisés, que tienen hombres en su organización parados en línea desde la mañana hasta el anochecer para verlos. Y si se pone a pensar, como lo he hecho muchas veces, la importancia del asunto que quieren hablar, encontrará que están desde todas las maneras desde asuntos importantes, que merecen la atención del Jefe Ejecutivo, hasta la más mínima situación. Todavía me gustaría ver administración practicada efectivamente por una persona que tiene muchas personas que se reportan directamente. En la iglesia local esto puede ser un asunto ya sea que tenga o no múltiple personal. Si cada voluntario necesita juntarse con usted como pastor, usted tiene un serio problema de administración por resolver. Aun de lo que el problema es. Puedo recitarle casos e historias por el balance del día que estoy seguro de que cada uno de ustedes puede añadir a lista de casos que tiene conocimiento de primera mano. La cosa importante es, ¿Que es lo que tiene que hacer si usted va a ser un buen practicante de la administración? Volvamos a Jetro, el suegro de Moisés, para obtener la respuesta. 2. “Enséñales los estatutos y las decisiones.”El día de hoy, necesitamos decir que necesita establecer políticas, y las necesita poner por escrito. En resumen, debe de tener un manual de políticas. Creo que es interesante notar poco después que Jetro le dio este consejo a Moisés, Dios le dio a Moisés los Diez Mandamientos, y estos fueron puestas como las “políticas” que son todavía un cimiento de las leyes de la civilización occidental y ciertamente gobiernan muchos de nuestros negocios y practicas sociales así también como nuestras vidas personales. He escuchado de políticas definidas como la respuesta a una pregunta. Si usted va a practicar el arte de la administración, querrá tener unas cuantas excepciones como sea posible. La idea de poner políticas es de tomar decisiones de una vez por todas que puedan ser utilizadas repetitivamente por cualquier persona en la organización que pueda leer y entender la política. Solamente se darán las excepciones a la política, o el asunto no cubierto por la política, la cual tendrá que moverse a la línea de decisión ejecutiva. 3. “Hazles saber la manera como deben de caminar y la manera de cómo hacerlo.”Hoy diremos, si va a practicar buena administración, debe cuidadosamente definir cada trabajo en la organización y preparar una descripción por escrito de ello. Además de un Manual de Políticas, necesita una Manual de Organización. Debe de decidir que tipos de trabajos deben realizarse, como se relacionarán el uno con el otro, y cuales son los deberes específicos y responsabilidades son para cada posición. En resumen, necesita una descripción de trabajo. Muchos malos entendidos y malos sentimientos entre las personas en una organización son marcados por el simple hecho de que nadie se ha tomado el tiempo y trabajo para decidir como el esfuerzo total de la organización debe de ser subdividida. O el problema puede que sea que se ha hecho la decisión, no ha sido propiamente comunicada a los ejecutivos individuales. Ciertamente si la organización trata de funcionar sin un plan de organización que ha sido reducido por escrito, la comunicación no habrá llegado. Aunque sea por escrito, no hay garantía que haya sido entendida completamente. He tenido más de un pastor que me explique en la cual no creen en un plan formal de organización porque está muy restringido. Quieren desarrollar iniciativa en las personas. Quieren que ellos “hagan su propio trabajo.” Bien, esto estará bien hasta que tengan dos personas agresivas que quieran hacer el mismo trabajo por ellos mismos. Esto se convierte en algo confuso si ellos trabajan en la misma cosa, pero si lo hacen en maneras opuestas. 4. “Escoge hombres capaces, hombre de confianza y que odien ganancias mal habidas.” Ahora hay un consejo maestro, dicho simple y conciso
en doce palabras. Las decisiones más importantes que se han hecho son cuando contrata gente o cuando promueve gente. La gran mayoría de nosotros pensamos que somos inteligentes en este negocio de medir gente, pero le apuesto que no hay persona que este leyendo que no admita que ha cometido el error una vez u otra ocasión en que haya contratado a alguien, o promovido a alguien, o puesto a una persona en una lugar clave. Muchos pastores comienzan con la idea de que pueden escoger a una persona solamente por mirarlos o hablar con ellos, pero se queda sorprendido cuando descubre que una de las mejores personas no se miran muy bien y algunos de ellos no hablan muy bien. ¿Cómo le hace para seleccionar la persona correcta? Primero que nada, creo que todos tenemos algo que aprender acerca de la entrevista. Debemos de aprender a hacer las preguntas correctas y hacerlas de la manera correcta. Pero el entrevistar no es todo. Una de las reglas que me gusta es el de seguir varias opiniones para checar con las mías. La siguiente regla es de checar las referencias cuidadosamente. Usted dirá, “bien, todos hacen eso,” pero creo que admitirán que evitarían el error hecho en contratar a alguien al hacer un mejor trabajo al checar referencias. El checar las referencias le provee no solo con la oportunidad de encontrar algo acerca de las habilidades de la persona pero, más importante, también aprende si el individuo es de confianza y odia malas ganancias. En el asunto de seleccionar a la persona correcta, cuando todo falla, me gusta recaer en el sistema Vol Moltke. El General Vol Moltke, el famoso general prusiano, tenía una formula sencilla pero eficaz para escoger y poner a sus soldados. El operaba en los perímetros de que hay dos características acerca de las personas que son importantes. Una es su inteligencia, la otra su agresividad. Puesto que son dos características importantes, el razonó que hay cuatro posibles combinaciones. Von Montke encontró que un número sorprendente de personas caen en la categoría que les faltan ambas inteligencia y agresividad. El hizo rangos y puso a estos bajo una cuidadosa supervisión. Reconoció que personas en esta categorías son usables mientras se les este diciendo lo que deben de hacer y se les este picando para hacerlo. La persona que era inteligente pero inclinada a la flojera, Von Moltke lo posicionó de personal. Su teoría era que si hacia un oficial de planeación de esta persona, ese oficial encontraría la manera mas fácil de hacer el trabajo, que era exactamente lo que quería que su oficial de planeación hiciera. Como usted supondrá, las cuantas personas que lograron ser brillantes y agresivas, Von Moltke asigno como Oficiales de Campo. Estos eran los que dependían en hacer las decisiones rápidas y guiar las tropas. La cuarta categoría la he guardado para lo último. Este es el individuo quien no es muy inteligente, pero es agresivo. La teoría de Von Moltke era que quiere evitar estas gentes como plaga. El los clasifico como 4-F En resumen, cuidado en seleccionar personas puede ser uno de los elementos más importantes en la práctica de la administración. Administración significa gastar tiempo en problemas importantes. Muchos de los problemas que Ejecutivos gastan su tiempo son problemas de personas. Puede reducir o eliminar los problemas de personas al no contratar o promover personas problemas. 5. Pon tales personas sobre personas que gobiernen sobre miles, cientos, de cincuentas, y diez.”Aquí Jetro estaba marcando para Moisés lo que hoy determinamos las reglas de control. No voy a tratar de darle algunas reglas de control. Mi experiencia me ha llevado a conclusiones que aunque algunas reglas son de ayuda en algunos casos, pueden completamente guiarte mal en otras. El problema en organizaciones de grandes iglesias es esencialmente de llegar a un punto entre la anchura y la profundidad de la organización. El número de personas que se pueden reportar a una persona depende enteramente de la coordinación del esfuerzo que se requiere. Algunas actividades les permiten cierto control. Un ejemplo que viene a memoria es el de Sears. Como lo entiendo, Sears tiene el objetivo de limitar el número de niveles en la organización a no más de cuatro o cinco. Esto significa que la operación de venta, el gerente distrital puede supervisar tanto como hasta 50 gerentes de tiendas. Esto es posible porque su trabajo no es tanto de coordinar el esfuerzo de los gerentes de tiendas a solo evaluar su desempeño, gastar tiempo con los que necesitan mas ayuda y encontrar los reemplazos correctos para aquellos que son promovidos o que salen. Por otro lado, el presidente de una compañía fabricante que tiene tanto como hasta diez inmediatos subordinados estará demasiado extendido porque las coordinaciones del diario de estas funciones así lo requerirán. 6. “Cada asunto grande te lo traerán a ti, pero cualquier asunto pequeño lo decidirán ellos mismos.”Esta declaración final y sencilla es la esencia de la administración. Hemos hablado ya de la importancia de la habilidad de medir personas, pero hay otras dos habilidades administrativas que se requieren si realmente vamos a practicar el arte de la administración. Esto será la habilidad de tomar decisiones y el de delegar responsabilidades. Examinemos cada una de estas habilidades brevemente. El tomar decisiones es el corazón del proceso administrativo. En mi opinión, las indecisiones son las debilidades mayores que un líder puede tener. De hecho, una persona indecisa tomará decisiones sea que se de cuenta o no. El toma una decisión de no hacer nada. Quisiera saber la respuesta de cómo hacer una buena decisión de una persona que no hace una. Los psicólogos lo han establecido bien de que decisión e indecisión son características con las que nacemos, he incidentemente, esta es una característica que podemos medir de cierto punto a través del uso de un examen psicológico. Pero además de un instinto natural de tomar decisiones, hay algunos fundamentos que pueden ser aplicados para mejor la toma de decisiones. Aquí están: Primero que nada, tenga los hechos. Si es asunto de gran importancia, obtenga los hechos por escrito. Segundo, analice los hechos. Encuentre que será de beneficio y que no será de beneficio. Identifique los pros y contras, pero no espere tener todos los hechos para hacer la respuesta obvia y no retenga la decisión mas allá del tiempo necesario porque piensa de un hecho más que será interesante tener. Tome alguna decisión, pero benefíciese de su error. Si comete un error, no tenga miedo admitirlo, por lo menos con usted mismo. Después tome otra decisión para regresar y comience de nuevo. Tanto así por la habilidad de tomar decisiones. Ahora miremos a la habilidad de delegar responsabilidades. En el asunto de delegar responsabilidades debemos de comenzar con asumir que los mayores puntos que hemos discutido han sido propiamente manejados, que hemos establecido políticas, que hemos definido responsabilidades, y que hemos hecho un buen trabajo para seleccionar a la persona clave. Si esto ha sido hecho propiamente, entonces hay unas reglas sencillas para delegar responsabilidad que se probaran de ayuda. Primero, delegue todo lo que un subordinado puede hacer bien o mejor que usted. Después, delegue algunas cosas que usted puede hacer mejor que su subordinado. ¿Cómo van a aprender? Retenga solamente aquello que usted este ciertamente seguro solo usted puede hacer. Estas son usualmente las excepciones a la regla. Estos son los grandes asuntos. De autoridad para emparejar responsabilidad. Finalmente, no se moleste porque un subordinado no toma exactamente la decisión que usted haría o el trabajo de la manera que usted lo hubiera hecho. Júzguelo por los resultados conseguidos, no por el método utilizado. Bien, eso es la esencia de las Reglas de la Administración. Es tan viejo como las leyes de Moisés y tan importantes para usted como lo fue para los hijos de Israel. Déjeme rápidamente resumir, en el lenguaje de hoy: primero establezca políticas. Segundo, defina responsabilidades. Tercero, escoja gente capaz. Cuarto, organice efectivamente. Y quinto, tome decisiones en asuntos importantes y delegue todo lo demás. Y ahora voy a citar a Jetro de nuevo, “si haces esto, y Dios así te lo ordena, podrás aguantar; el pueblo, por su parte se ira a casa satisfecho.” |
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